○西会津町電子情報処理組織の管理運営に関する規程
平成14年3月29日
訓令第6号
(目的)
第1条 この訓令は，町の電子情報処理組織の管理運営に関する基本的な事項を定め，行政運営の円滑化と効率化を推進するとともに，情報の保護管理の適正化を図り，住民福祉の向上に寄与することを目的とする。
(1) 電子情報処理組織 与えられた一連の処理手順に従い，事務を自動的に処理する電子的機器の組織をいう。
(2) 個人情報 電子情報処理組織に記録される個人，法人及びその他の団体(以下「個人等」という。)に関して町が保有する情報で，個人等が特定できるものをいう。
(3) 町の機関 町長，教育委員会，監査委員，農業委員会，固定資産評価審査委員会及び議会をいう。
(4) 情報処理 電子情報処理組織により業務を処理することをいう。
(5) 端末装置 電子情報処理組織の主要部分と直接又は通信回線等により接続されているデータの入出力機能を有する機器をいう。
(6) 記録媒体 情報が電子的に記録されている磁気ディスク，光ディスク，フラッシュメモリ等の外部記憶装置をいう。
(7) データ 電子情報処理組織による処理に係る入出力帳票又は記録媒体に記録されている情報をいう。
(8) パスワード 端末装置を操作することができる者であることを証明する識別符号(暗証番号)をいう。
(9) データファイル 記録媒体に記録されているデータ及びプログラムをいう。
(10) ドキュメント システム設計書，プログラム説明書，その他電子情報処理組織による処理に必要な仕様書類をいう。
(11) 適用業務 電子情報処理組織により処理する事務をいう。
(12) 業務主管課等 情報処理の適用業務を所掌する課等(行政委員会の事務局を含む。以下同じ。)をいう。
(13) 利用課等 他の業務主管課等の所掌業務に係るデータファイルを利用する課等をいう。
(管理運営の基本)
第3条 電子情報処理組織を管理運営するにあたつては，業務の効率的な処理を図り，住民福祉の増進に努めるとともに，データの適正な管理に努め，個人のプライバシーを保護するように配慮しなければならない。
(電子情報処理組織運営委員会)
第4条 電子情報処理組織の適正な運営を図るため，西会津町電子情報処理組織運営委員会(以下「委員会」という。)を置く。
(委員会の構成)
第5条 委員会は委員長及び委員をもつて組織する。
2 委員長は，副町長をもつてあてる。
3 委員は，教育長，課長，会計管理者，議会事務局長及び農業委員会事務局長をあてる。
(委員会の所掌事務)
第6条 委員会は次に掲げる事務を所掌する。
(1) 電子情報処理組織の利活用計画
(2) 電子情報処理組織による事務処理に伴う個人情報の保護に関すること。
(3) 電子情報処理組織における機器の増設及び更新に関すること。
(4) 電子情報処理組織及びデータのセキュリィティに関すること。
(5) 前各号に掲げるもののほか，電子情報処理組織の管理運営に係る重要事項に関すること。
(電子情報処理組織運営主査会)
第7条 委員会の決定に基づき専門的に内容の調査研究を行うとともに，庁内のオフィスオートメーション化を総合的かつ計画的に推進するために必要と認められる事項を検討するため，委員会の補助機関として，電子情報処理組織運営主査会(以下「主査会」という。)を置く。
2 主査会主査は，委員長が指名する者をあてる。
3 主査会は，事務局長がこれを招集し，随時これを開くことができる。
(事務局)
第8条 委員会に事務局をおく。
2 事務局に局長及び職員若干名をおき，事務局長には総務課長を，事務局職員には総務課職員をもつてあてる。
(情報処理の範囲)
第9条 本町の電子情報処理組織によつて処理することができる事務は，町の機関が所掌する事務の範囲とする。
(データ保護総括管理者)
第10条 情報処理に係るデータの保護管理に関する事務を統轄管理するため，データ保護総括管理者(以下「総括管理者」という。)を置き，副町長をもつてあてる。
(データ保護管理者)
第11条 各課等においてデータを適正に管理するため，各課等にデータ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き，業務主管課等の長をもつてあてる。
(総括管理者の職務)
第12条 総括管理者は，情報処理に係るデータの保護に関する総合的な管理事務を所掌するものとする。
2 総括管理者は，情報処理に係る個人データの管理状況について，随時調査を行い個人情報が適確に管理されるよう指導及び監督するものとする。
(データの保護管理)
第13条 保護管理者は，情報処理に係るデータの保護管理にあたり，漏えい，改ざん，滅失，き損，盗用その他事故防止するため，適切な措置を講じなければならない。
2 保護管理者は，個人の権利を侵すおそれのあるもので，かつ，不要となつたデータは焼却，裁断その他の方法により確実に処分しなければならない。
3 保護管理者は，データの保護管理について事故が発生した場合は，総括管理者に報告するとともに，速やかに必要な措置を講じなければならない。
(入出力帳票及び記録媒体の管理)
第14条 入出力帳票及び記録媒体の管理は，業務主管課等の長が行う。ただし，複数の業務主管課等にまたがる記録媒体の管理は，総務課長が行う。
2 業務主管課等の長及び利用課等の長は，個人情報に係る入出力帳票を所定の場所に保管するなど適正に管理するとともに，不用となつた入出力帳票は，焼却，裁断その他の方法により確実に処分しなければならない。
(職員の責務)
第15条 情報処理に従事する職員は，情報処理に係る個人情報の保護の重要性を認識し，個人情報の情報処理を遂行するにあたつては，法令の規定を遵守するとともに，職務上知り得た個人情報を漏らしてはならない。
2 前項に規定する職員は，担当業務を越えてデータを取り扱つてはならない。また，データの漏えい，改ざん，滅失，き損，盗用その他の事故を防止するよう努めなければならない。
(データファイル)
第16条 データファイルは，その履歴を台帳に記録し，所定の場所に保管するなど適正に管理しなければならない。
(ドキュメント)
第17条 総務課長は，情報処理に関する必要なドキュメントを整理し，所定の場所に保管するなど適正に管理しなければならない。
(検索等の制限)
第18条 総務課長は，データの出入力，検索，利用等の範囲を制限する必要があるときは，必要な措置を講じなければならない。
(データの利用等)
第19条 業務主管課等の長は，情報処理にあたつて他の業務主管課等に属するデータを利用しようとするときは，あらかじめ当該データの属する業務主管課等の長の承認を得なければならない。
2 業務主管課等の長は，他の電子情報処理組織のデータを利用しようとするときは，総務課長及び関係する業務主管課等の長に，その内容，方法等について協議しなければならない。
3 前2項の場合において，利用の対象となるデータの属する業務主管課等の長は，当該データの利用等が異例に属し，又は個人情報に係るデータの保護上問題があると判断したときは，委員会で協議するものとする。
(データの外部提供の制限)
第20条 データは，外部に提供してはならない。ただし，町民福祉の向上に寄与する目的で，個人情報の保護が完全に図られ，かつ，提供するデータの内容，使用目的，提供方法，管理方法等が明確なもので，町長が特に認める場合には，この限りではない。
2 前項ただし書きの規定によりデータを外部に提供しようとするとき(法令に定めのある場合を除く。)は，業務主管課等の長又は利用課等の長は，当該提供について委員会に協議し，その意見を付して町長の決裁を受けなければならない。この場合において，提供しようとする者が利用課の長であるときは，あらかじめ当該個人情報を所管する業務主管課等の長の承認を得なければならない。
(電子情報処理組織の外部結合)
第21条 業務主管課等の長は，所管に係る電子情報処理組織を国，他の地方公共団体等の電子情報処理組織と通信回線により結合しようとするときは，統括管理者及び総務課長に協議しなければならない。
2 統括管理者は，前項の協議があつた場合において結合する目的，結合の方法，必要な保護措置，根拠法令等を検討し，当該結合が相当と認めるときは，結合を承認するものとする。ただし，当該電子情報処理組織が個人情報を処理する電子情報処理組織であるときは，公益上の必要性及び個人情報の保護について必要な措置が講じられていることも確認し，かつ，委員会の承認を得るものとする。
(委託する場合の協議)
第22条 総務課長及び業務主管課等の長は，電子情報処理組織の運用又は情報処理に係る開発業務，個人情報の処理に係る事務を外部に委託しようとするときは，個人情報の保護に関する措置について，あらかじめ委員会の承認を得るものとする。
2 前項の委託に際しては，データ及び個人情報の保護のため，当該委託契約書又はこれに準ずる書類に，次に掲げる事項を明記しなければならない。
(1) データ及び個人情報の機密保持に関する事項
(2) 目的外使用及び第三者への提供禁止に関する事項
(3) データの目的外の複写及び複製の禁止に関する事項
(4) 事故発生時における報告義務に関する事項
(5) 契約解除等の措置及び損害賠償に関する事項
(6) データ及び個人情報の管理状況の検査に関する事項
(7) 再委託の禁止又は制限に関する事項
(8) その他データ及び個人情報の保護に関し必要があると認められる事項
(個人情報の正確性の確保)
第23条 業務主管課等の長及び総務課長は，常に個人情報の正確性の確保に努めなければならない。
(個人情報の訂正)
第24条 業務主管課等の長は，個人情報の記録の内容について，当該個人情報に係る本人から自己に関する個人情報の訂正の申出を受けたとき又は次項に規定する通知を受けたときは，本人等から資料を収集するなど必要な調査を行い，当該個人情報の記録内容を正確なものに訂正する等適切な措置を講じなければならない。
2 利用課等の長は，その事務の遂行にあたつて個人情報の誤りを発見したときは，速やかにその内容を当該個人情報を所管する業務主管課等の長に通報するものとする。
(端末装置管理者の設置)
第25条 端末装置の適正な管理運用を行うため，主端末装置を設置する総務課に端末機管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置き，総務課長をもつてあてる。
(管理責任者の事務)
第26条 管理責任者の事務は，次に定めるとおりとする。
(1) 端末装置の管理及び運用に関すること。
(2) 端末装置の操作員の指名に関すること。
(3) 端末装置の運用に伴うデータ及び個人情報の保護に関すること。
(4) 端末装置の事故防止に関すること。
(5) 使用責任者に対する端末装置の操作指導に関すること。
(使用責任者の設置)
第27条 管理責任者は，端末装置の合理的な運用を図るため端末装置を設置する課に使用責任者(以下「使用責任者」という。)を置き，設置する各課等の長をもつてあてる。
(使用責任者の業務)
第28条 使用責任者の業務は，次に定めるとおりとする。
(1) 端末装置の起動及び停止に関すること。
(2) 端末装置の操作及び安全に関すること。
(3) その他管理責任者が特に指定する事項
(端末装置の操作)
第29条 端末装置の操作は，パスワードを登録された職員が行う。
2 端末装置の操作は，業務上必要最小限の範囲とし，みだりにこれを操作してはならない。
(端末装置の操作指導)
第30条 使用責任者は，職員に対し，端末装置の操作及び利用について指導を行うものとし，必要があるときは，管理責任者と協議して行うものとする。
(その他の必要な事項)
第31条 この訓令に定めるもののほか，端末装置の管理及び運用について必要な事項は町長が別に定める。
附則
この訓令は，平成14年4月1日から施行する。
附則(平成17年訓令第3号)抄
(施行期日)
1 この訓令は，平成17年4月1日から施行する。
附則(平成19年訓令第1号)
この訓令は，平成19年4月1日から施行する。
附則(平成22年訓令第1号)
この訓令は，平成22年4月1日から施行する。
附則(平成27年訓令第1号)
この規程は，平成27年4月1日から施行する。
附則(平成28年訓令第5号)
この訓令は，平成28年4月1日から施行する。