○西会津町職員旧姓使用取扱規程
令和3年5月20日
訓令第4号
(趣旨)
第1条 この訓令は，地方公務員法(昭和25年法律第261号)第3条第2項に規定する一般職員に属する職員(臨時的任用職員及び非常勤職員を含む。以下「職員」という。)が婚姻，養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)によつて戸籍上の氏を改めた後に，引き続き婚姻等の前の戸籍上の氏(以下「旧姓」という。)を文書等に使用することに関し必要な事項を定めるものとする。
(旧姓の使用)
第2条 職員は，町長に届出をして，専ら職員の間で使用している文書等で，法令等の規定に反するおそれがなく，かつ，職務遂行上及び事務処理上誤解や混乱を招くおそれのないものにおいて，旧姓を使用することができる。
3 旧姓を使用することができない文書等は，別表第2に掲げるものとする。
(旧姓使用の届出)
第3条 職員は，旧姓を使用しようとするときは，旧姓及び戸籍の氏を証する書面を添付した旧姓使用届出書(第1号様式)を，所属長を経て総務課長に提出しなければならない。
(旧姓使用の中止)
第4条 旧姓を使用している職員が，その使用を中止しようとするときは，旧姓使用中止届出書(第2号様式)を所属長を経て総務課長に提出しなければならない。
2 町長は，当該職員の旧姓の使用が職務遂行上又は事務処理上支障があると認めるときは，旧姓使用の中止を命ずることができる。
3 旧姓使用を中止した職員，または旧姓使用の中止を命ぜられた職員が再び同じ旧姓を使用することは，原則として認めないものとする。
(責務)
第5条 所属長は，所属職員の旧姓の使用に関し適切な運用が図られるように努めなければならない。
2 旧姓を使用する職員は，旧姓を使用するに当たつて，常に町民，職員等に誤解や混乱が生じないように努めなければならない。
3 旧姓を使用する職員は，人事異動に当たり，事務処理上の混乱が生じないよう新たな所属長に対して，旧姓を使用していることを申し出なければならない。
(その他)
第6条 この訓令に定めるもののほか，必要な事項は，別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は，令和3年6月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日前に婚姻等により戸籍上の氏を改めた職員は，この訓令の施行の日から令和3年7月31日までに，所属長を経て総務課長に第3条の旧姓使用届出書を提出することにより，旧姓を使用できる。
別表第1(第2条関係)
1 組織内部の関係にとどまるもので，職員の同一性の確認が容易にできるもの | 起案文書，決裁文書等に係る押印，復命書，事務引継書，事務分掌表，庁内電算システム上の氏名表記 |
2 職員の権利・義務に係るもの等であるが，組織内部の関係にとどまるもので，職員の同一性の確認が容易にできるもの | 出勤票，週休日の振替及び半日勤務の割振変更簿，旅行命令票，休暇又は休業申請書，日直通知簿，営利企業等の従事許可申請書，職務に専念する義務の免除申請書，履歴事項異動届，扶養親族届，通勤届，住居届，人事異動内示，人事評価関係文書 |
3 対外的なものであるが，氏名の記載にとどまるもの等，特別な法律関係を生じさせるおそれのないもの | 職場での呼称，名札，名刺，座席表，職員録 |
4 その他総務課長が職務遂行上又は事務処理上の支障又は混乱を招くおそれがないと認めるもの |
別表第2(第2条関係)
1 公務員の身分関係に係るもの | 人事記録，辞令，身分証明書，宣誓書，履歴書，退職願，処分に関する文書 |
2 職員の権利・義務に係るもの等で他団体に与える影響が大きいもの又は特別な法律関係を生じさせるおそれのあるもの | 給与明細書，源泉徴収票，児童手当請求書，共済組合関係文書，研修関係文書，公務災害関係文書，健康診断関係文書，労働保険関係文書，交通事故等報告書 |
3 公権力の行使に係るもの | 許認可，立入検査，徴税等法令等に基づく行政処分に係る文書，その他公権力の行使に関する文書 |
4 その他総務課長が職務遂行上又は事務処理上の支障又は混乱を招くおそれがあると認めるもの |
