○西会津町議会事務局処務規程

昭和43年12月1日

議会訓令第1号

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は,西会津町議会事務局の処務につき必要な事項を定めることを目的とする。

(職員)

第2条 事務局長は,議長の命を受け議会の事務を掌理する。

2 事務局長に事故があるときは,上席の職員がその事務を代行する。

3 職員は,上司の命を受け事務に従事する。

(係)

第3条 事務局に,次の係をおく。

(1) 庶務係

(2) 議事係

(3) 調査係

(分掌事務)

第4条 各係の分掌事務は,次のとおりとする。

(1) 庶務係

 議員名簿の作成に関すること。

 議員の出欠に関すること。

 公印の保管に関すること。

 議員の議員報酬,費用弁償に関すること。

 議会費の予算要求並びに物品の請求に関すること。

 文書,物件の収受,発送,保管に関すること。

 儀式,慶弔,交際に関すること。

 議会の広報資料に関すること。

 図書室の整備,管理に関すること。

 議長会に関すること。

 職員の任免,給与,賞罰及び身分に関すること。

 職員の服務及び規律,厚生に関すること。

 その他庶務に関すること。

(2) 議事係

 議事日程及び諸般の報告に関すること。

 議案,請願,陳情の収受,配布,送付に関すること。

 議会の本会議の議事に関すること。

 議会における選挙に関すること。

 会議録の調整,保管に関すること。

 議会の傍聴人に関すること。

 議場その他委員会室の管理,取締りに関すること。

 委員会に関すること。

 委員会記録調整,保管に関すること。

 公聴会に関すること。

 その他議会の議事に関すること。

(3) 調査係

 条例,規則の制定,改廃に関すること。

 議会関係諸規定の制定,改廃に関すること。

 請願,陳情,建議及び意見書等に関すること。

 各種議案審議に必要な資料の蒐集に関すること。

 事業,事務の調査,検査に関すること。

 統計資料の作成に関すること。

 各種行政に関する世論,情報の蒐集整理に関すること。

 各種法規の調査,研究に関すること。

 その他調査,研究に関すること。

第5条 議長は,特別の必要があるときは,前条の規定にかかわらず,特定の事務につき,特別の分掌を定めることができる。

第2章 事務の専決及び代決

(事務の決裁)

第6条 議会の事務は,議長が決裁する。

(代決等をした事務の後閲)

第7条 事務局長は,代決若しくは代理した事務については,軽易な事項を除き,後閲に供しなければならない。

(事務局長の専決事項)

第8条 次の事項は,事務局長において専決することができる。

(1) 職員の出張命令(宿泊を伴う出張を除く。)に関すること。

(2) 職員の3日をこえない休暇願,欠勤その他の服務上の願及び届の承認に関すること。

(3) 職員の時間外勤務の命令に関すること。

(4) 文書の受領,督促,返還及び訂正に関すること。

(5) 所属に属する軽易な広報宣伝,資料の収集,配布及び刊行物の編集,発行に関すること。

(6) 1件3万円をこえない支出負担行為計画の承認に関すること。

(7) 軽易な事件に関する職員の復命に関すること。

(8) 前各号のほか定例に属し,かつ,重要でないもの。

第3章 文書の取扱い

(文書の処理)

第9条 事務局に到着した文書の受付及び配布並びに発送を要する文書の処理等については,この規程に定めるものを除くほか,西会津町文書取扱規程(昭和36年西会津町訓令第2号)の規定を準用する。

(公印及び契印)

第10条 発送文書には,西会津町議会公印規程(昭和43年西会津町議会訓令第2号)の定めるところにより「公印」及び「契印」を押さなければならない。

(文書の保存)

第11条 文書は,次に掲げる区別により,それぞれ保存しなければならない。ただし,必要があるときは,議長の決裁を受けて年限を伸縮することができる。

(1) 永久保存

(2) 10年保存

(3) 5年保存

(4) 2年保存

2 保存種別は,別表に定めるとおりとする。

第4章 補則

第12条 この規程に定めるものを除くほか,議会事務局の処務並びに職員の服務その他の取扱いについては,町長の事務部局の例による。

この規程は,公布の日から施行する。

(平成20年議会訓令第1号)

この規程は,公布の日から施行する。

別表

文書保存区分基準

1 永久保存

ア 議決書,提出議案及び会議録

イ 条例,規則の制定又は改廃に関するもの

ウ 訓令,告示,内規,通知等で重要なもの

エ 議員及び職員の進退,賞罰,履歴に関するもの

オ 議会の沿革に関するもの

カ 重要な統計及び調査資料に関するもの

キ 上記のほか永久保存を必要とするもの

2 10年保存

ア 全員協議会に関するもの

イ 訓令,告示,内規,通知等で重要でないもの

ウ 議員共済会に関するもの

エ 報告,届出,復命又は調査で重要なもの

オ 職員の給与に関するもの

カ 上記のほか10年保存を必要とするもの

3 5年保存

ア 議会運営委員会に関するもの

イ 議員出席簿

ウ 報告,届出,復命又は調査で重要でないもの

エ 上記のほか5年保存を必要とするもの

4 2年保存

前各項以外の文書

5 議会で行つた選挙関係書類の保存期間は,その者の任期間とする。

西会津町議会事務局処務規程

昭和43年12月1日 議会訓令第1号

(平成20年12月25日施行)