(目的)

第1条　この規程は，別に定めがあるもののほか，文書の取扱いについて必要な事項を定めることにより，文書事務の適正かつ円滑な実施を図りもつて事務の効率化に資することを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において，次の各号に掲げる用語の意義は，当該各号に定めるところによる。

(文書取扱の原則)

第3条　文書は正確，かつ，迅速に取り扱い，常に事務の向上に役立つよう処理しなければならない。

(総務課長の職務)

第4条　総務課長は，各課等における文書の取扱いに関して必要な調査を行い，文書事務及び文書の管理が適正かつ円滑に行われるように指導するものとする。

(課等の長の職務)

第5条　課等の長は，課等における文書事務，文書の管理が適正かつ円滑に行われるよう努めるものとする。

(文書取扱主任)

第6条　課等の長の文書に関する事務を補佐させるため，課等に文書取扱主任を置く。

(郵便物等の受領及び配布)

第7条　郵便物等は，総務課において受領するものとする。

(文書の収受及び配布)

第8条　総務課長から配布を受けた郵便物等のうちの文書又は課等において直接受領した文書は，課等ごとに次により収受するものとする。

(口頭申告の受理)

第9条　電話，口頭等の申告をもつて文書に代えるものは，担当課等において口頭申告処理票(様式第4号)により受理し，前条の規定に準じて処理するものとする。

(出先機関における文書の収受及び配布)

第10条　出先機関における郵便物等は，当該所において受領するものとする。

(起案の方法)

第11条　起案は，別に定めのある場合を除き，文書起案票(様式第5号。以下「起案票」という。)を用いて行うものとする。

(文書の書式)

第12条　文書は，左横書きとするものとする。

(文書の作成)

第13条　文書は，別に定める西会津町公文例規程(昭和39年訓令第2号)，常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)，現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)，送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)，外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等により，平易かつ簡明な表現を用いて作成するものとする。

(文書の記号及び番号)

第14条　文書には，次により記号及び番号を付するものとする。

(起案文書の記載事項等)

第15条　起案文書には，起案理由，根拠法令その他参考となる事項を記録し，関係書類を添付するものとする。この場合において，同一案件により起案を重ねるものは，その完結に至るまで関係書類を順次添付して決裁を受けなければならない。

(秘密文書の指定等)

第16条　関係者以外の者に秘密にしなければならない事項を内容とする文書は，秘密文書として指定し，起案票の「注意事項等」欄に「秘」を表示するものとする。ただし，起案票以外を用いる場合には適宜な箇所に，発送する文書には見やすい箇所に「秘」と表示する。

(決裁区分)

第17条　起案票には，西会津町役場事務決裁規程(昭和38年訓令第4号。以下「事務決裁規程」という。)の定めるところにより，次の各号の決裁区分のいずれかを表示するものとする。

(分類記号等の表示)

第18条　起案文書には，第35条第1項に規定する文書保存区分表の分類記号及び第39条第1項の規定により課等の長が定めた保存期間等，起案票の必要事項のすべてを表示するものとする。

(特別な発送の表示)

第19条　速達，書留，親展，荷物，配達証明，内容証明，電報，はがき，ファクシミリ，電子メール等特別な発送を必要とする場合には，起案票の「注意事項等」欄にその旨を表示するものとする。

(回議等)

第20条　起案文書は，第17条に規定する決裁区分に応じ，下位の職にあるものから順次に係の上席者へ回議した上，決裁を受けるものとする。

(他の課等の長への合議)

第21条　起案文書の内容により他の課等に関係するものは，担当課等の長の決定を経た後に関係課等の長に合議するものとする。ただし，関係課等の長と事前に文書により意見を調整した上で起案した場合は，合議を省略することができる。

(総務課長への合議)

第22条　次に掲げる事項を起案したときは，事務課等の長へ合議するものとする。

(決裁年月日)

第23条　決裁文書には，前3条に規定する回議又は合議の手続を終了した年月日を決裁年月日として記入するものとする。

(緊急の処理)

第24条　特に緊急を要し，直ちに処理しなければならない事案は，第20条又は第21条に規定する回議又は合議の手続を省略することができる。この場合において，当該事案の処理後，速やかに正規の手続をとるものとする。

(施行の保留等)

第25条　決裁を受けた後に，事情の変更により施行を保留し，又は取りやめなければならない場合は，新たにその旨を起案し，施行を保留し，又は取りやめようとする決裁文書を添えて回議の上決裁を受けるものとする。この場合において，当該決裁文書が合議の手続を経ていたときは，合議先にその旨を回覧するものとする。

(回覧)

第26条　第8条並びに第9条及び第10条の規定により収受した文書(以下「収受した文書」という。)のうち，当該文書に基づく起案を必要としない文書は，速やかに下位の職にある者から係の上席者に回覧するものとする。

(決裁文書の浄書)

第27条　決裁文書の浄書は，起案者が行うものとする。

(総務課における浄書)

第28条　前条の規定にかかわらず，法令に関し公布を必要とする決裁文書の浄書は，総務課において行うものとする。

(文書の日付)

第29条　施行する文書の日付は，当該文書の施行年月日を用いるものとする。

(文書の校合)

第30条　施行する文書の校合は，文書取扱主任により行われ，必要に応じ当該決裁文書と同一であるとの確認を受けるものとする。

(公印の押印等)

第31条　施行する文書(書簡を除く。)には，西会津町公印規程(昭和46年訓令第13号)に定める公印を押すものとする。

(文書の発送)

第32条　文書の発送は，総務課長において行うものとする。ただし，課等において直接発送する必要があると認められるときは，この限りでない。

(フアクシミリ等による発送)

第33条　第31条第3項に規定する文書は，フアクシミリ又は電子メールにより発送することができる。

(文書整理簿等の整理)

第34条　起案者は，施行を終了した決裁文書について文書収発簿を整理し，その処理経過を明らかにしておくものとする。

(文書の分類及び文書保存区分表の作成等)

第35条　課等の長は，文書の整理，保管及び保存を適正に行うため，すべての文書を西会津町行政科目表設定規則(昭和36年規則第3号)により分類し，文書保存区分表(様式第8号)を作成しておくものとする。

(未処理又は未完結の文書の管理)

第36条　未処理又は未完結の文書は，適正に管理し，常にその所在及び処理の経過を明らかにしておくものとする。

(完結文書の整理)

第37条　完結文書は，第35条第1項に規定する文書保存区分表に基づき，年度ごとに整理するものとする。ただし，年度ごとに整理することが不適当な場合は，この限りでない。

(文書の持出し等の禁止)

第38条　文書は，課等の長の許可を得ないで，外部に持ち出し，又は関係職員以外の者に閲覧させ，若しくは写させてはならない。

(保存期間)

第39条　完結文書の保存期間は，課等の長が別表第1に定めるところにより文書保存区分表の小分類項目ごとに定めるものとする。ただし，保存期間を定めることが不適当なものについては，この限りでない。

(文書の保管)

第40条　完結文書は，その完結の日から翌年度の末日までの期間，課等において一定の場所を定め保管するものとする。

(文書の保存)

第41条　課等の長は，前条の規定による保管の必要がなくなつた保管文書で保存期間を経過しないものは，第39条第2項に規定する保存期間ごとに区分し，保存文書整理票(様式第10号)を作成して書庫に保管するものとする。

(保存文書の閲覧等)

第42条　保存文書を閲覧しようとする職員は，保存文書閲覧簿(様式第11号)により総務課総務係の承認を受け，指定された場所で閲覧するものとする。

(文書の廃棄)

第43条　課等の長は，保存期間を経過した保管文書を廃棄するものとする。

(保存期間等の延長)

第44条　課等の長は，保存期間を経過した保管文書について継続して保管をする必要があると認めるときは，前条第1項の規定にかかわらず，当該文書を引き続き保管することができる。

(歴史資料として価値がある文書の保存)

第45条　総務課長は，第43条第2項又は第3項の規定により廃棄する保存文書及び次項の規定により送付された文書のうち，歴史資料として価値がある文書を別に定める方法により保存するものとする。

(勤務時間外の電報等の受領)

第46条　勤務時間外に役場庁舎に配達された電報及び持参された文書は，宿日直日誌の所定の欄にそれぞれ明記し，宿日直員が受領するものとする。

(文書の取扱いの特例)

第47条　出先機関の長は，文書の取扱いについてこの訓令により難い特別の事情がある場合には，総務課長の承認を受けて別に取り扱うことができる。

(委任)

第48条　この訓令に定めるもののほか，文書の取扱いに関し必要な事項は，総務課長が別に定める。